L’importanza del Budget dei Costi

“Gli sforzi e il coraggio non sono abbastanza senza uno scopo ben preciso e una direzione da seguire.”

John F. Kennedy

Il Budget dei Costi, noto anche come Budget di Spesa, è un documento dettagliato che stima i costi previsti di un’impresa (ma anche di un’organizzazione, un progetto, un dipartimento o una qualsiasi altra area) per l’esercizio delle sue attività in un determinato periodo di tempo. Questo strumento è ampiamente utilizzato nelle aziende e nelle organizzazioni per pianificare, controllare e gestire le risorse in modo efficace. In sostanza, un Budget dei Costi aiuta a stabilire quanto denaro sarà necessario per coprire le spese pianificate in un determinato periodo di tempo.

Insieme al budget dei ricavi (Newsletter n. 307) fornisce indicazioni preziose sulla marginalità e sul punto di pareggio e, pertanto, sulle quantità produttive necessarie per coprire sia i costi diretti sia i costi di struttura. Il Budget dei Costi assume quindi anche un valore strategico: si pensi alla decisione che un’azienda deve prendere in merito all’inserimento di un nuovo prodotto nella propria gamma. Solo un preciso e completo Budget dei Costi, rapportato a quello dei ricavi, consente all’azienda di confermare o meno l’ampliamento di gamma ipotizzato.

Cosa comprende il Budget dei Costi?

Il Budget dei Costi include solitamente la previsione di tutti i costi relativi all’azienda che si possono classificare in:

• Costi Diretti: sono i costi direttamente correlati all’attività produttiva o al progetto in questione. Ad esempio, per un’azienda manifatturiera, i costi diretti includono le materie prime, la manodopera diretta, l’energia e altri costi operativi direttamente associati alla produzione;
• Costi Indiretti: sono i costi che non possono essere direttamente attribuiti alla produzione o a un singolo progetto o attività, ma che comunque contribuiscono all’ operatività aziendale. Ad esempio, i costi delle strutture aziendali, delle forniture per ufficio e delle spese generali;
• Costi Fissi: sono costi che non variano in modo lineare con l’andamento delle quantità di produzione o dei volumi di attività. Questi costi includono, ad esempio, l’affitto di un edificio, le spese per il personale e le spese per l’assicurazione;
• Costi Variabili: sono i costi che variano in base alle quantità di produzione o ai volumi di attività. Ad esempio, i costi della materia prima, le lavorazioni di terzi, i trasporti, l’energia e altre spese strettamente correlate all’andamento della produzione;
• Ammortamenti: non costituiscono uscite monetarie, ma rappresentano il valore degli asset aziendali utilizzati nel periodo.

A cosa serve il Budget dei Costi?

Un Budget dei Costi dettagliato per periodo temporali brevi, come ad esempio trimestre, mese e settimana consente di raggiungere meglio i seguenti obiettivi:

• Pianificazione finanziaria: il Budget dei Costi consente a un’organizzazione di pianificare in anticipo le spese necessarie per svolgere le sue attività collocandole temporalmente all’interno di determinato periodo, che di solito copre un anno solare o un altro periodo specifico;
• Monitoraggio delle spese: una volta redatto un Budget dei Costi mensilizzato l’organizzazione può utilizzarlo, come punto di riferimento per monitorare e controllare l’andamento delle spese effettivamente sostenute. Questo aiuta a identificare eventuali scostamenti tra le spese previste e quelle effettive, consentendo di intervenire con misure correttive, se necessario;
• Allocazione delle risorse: un Budget dei Costi mensilizzato aiuta a determinare come assegnare, anche nel tempo, le risorse finanziarie disponibili alle diverse aree o attività dell’organizzazione. Questo processo di allocazione può essere fondato sulle diverse priorità e sugli obiettivi aziendali;
• Strumento di comunicazione: un Budget dei Costi è spesso utilizzato per comunicare obiettivi finanziari e piani operativi all’interno dell’organizzazione.

Un Budget dei Costi fornisce pertanto una panoramica chiara delle spese previste e può essere utilizzato come strumento di controllo finanziario per monitorare e gestire le risorse finanziarie in modo efficiente. La creazione e la gestione di un budget dei costi sono processi fondamentali nella gestione finanziaria aziendale, consentendo alle imprese di pianificare le risorse in modo strategico, mantenere un controllo efficace delle proprie spese e prendere decisioni finanziarie informate.

Benedetti&Co realizza, insieme agli imprenditori e ai loro manager, modelli di simulazione, pianificazione e controllo, utili alla quantificazione delle grandezze in gioco e alla valutazione dei diversi scenari. In particolare, i Budget annuali dell’azienda o di gruppo vengono studiati, progettati e modellati sulle specifiche caratteristiche ed esigenze della realtà considerata e articolati nel budget dei ricavi, nel budget dei costi, nel budget degli investimenti e nelle sintesi economiche, patrimoniali e finanziarie.