La Pianificazione aiuta a raggiungere gli obiettivi

“Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare”

Seneca

Nell’ambito della gestione aziendale e nello sviluppo di nuovi progetti, molto spesso la fretta o la voglia di passare direttamente alla fase di realizzazione porta a sottovalutare la fase di pianificazione e a non dedicarci il tempo necessario.

La pianificazione è invece una fase cruciale che domina l’intero processo, e contribuisce a determinarne il successo o il fallimento.

La riuscita di un progetto viene influenzata, infatti, dalla fase di pianificazione. Studi e ricerche attribuiscono alla pianificazione una valenza strategica per il successo del progetto stimata nell’80%, contro un 20% di tutte le altre fasi.

Occorre quindi comprendere l’importanza della pianificazione e dello sviluppo di un piano dettagliato che consenta di individuare preventivamente i problemi che sarebbero troppo difficili o troppo onerosi da risolvere in corso d’opera soprattutto quando le risorse impegnate sono numerose e limitate.

Ma cosa si intende per pianificazione?

La pianificazione di un progetto deve riguardare sia il “cosa deve essere fatto” sia il “come deve essere fatto”.

Il primo requisito per un buon processo di pianificazione è quello di avere una chiara comprensione del contesto e del problema/ opportunità che si sta affrontando. Una volta individuato l’ambito di progetto è necessario:

• definire lo scopo (comprendere cosa si vuole raggiungere e quali sono gli obiettivi);
• pianificare le attività (tempi e schedulazione del progetto);
• pianificare le risorse (personale, capitali, attrezzature) anche attraverso un piano dei costi;
• attribuire un titolo del progetto;
• individuare un responsabile;
• definire il registro dei rischie pianificare le strategie di risposta;
• pianificare le modalità di gestione degli stakeholder;

La fase di pianificazione non fa riferimento quindi esclusivamente alle tempistiche, ma abbraccia tutti gli aspetti e i punti cardine su cui ruota l’intero progetto nelle sue diverse componenti.

L’output generato da questa fase è il Piano di Project Management che definisce l’approccio e la strategia da seguire per gestire il progetto ed ottenere i risultati per i quali viene avviato.

Ma quali sono i vantaggi della pianificazione?

I vantaggi della pianificazione sono numerosi:

• aiuta a definire obiettivi specifici, quantificabili e misurabili, e successivamente a monitorare costantemente il raggiungimento di essi;

• consente di identificare meglio la rotta da seguire per raggiungere gli obiettivi;
• consente di fare delle simulazioni più complete al fine di evitare errori costosi in fase di realizzazione e di dover gestire stakeholders insoddisfatti per non aver previsto ed anticipato le criticità del progetto;
• individua tutte le risorse necessarie per il raggiungimento degli obiettivi confrontandole con quelle disponibili;
• consente di verificare l’andamento e l’evoluzione del progetto e introdurre eventuali misure correttive;
• permette di comunicare più facilmente gli obiettivi da raggiungere, in moda da fissare linee guida efficienti e conformi, chiare a tutti i collaboratori del progetto.

La pianificazione di per sé non elimina i rischi e le incertezze del futuro, ma permette di definire la direzione da seguire, consentendo di affrontare gli imprevisti in maniera ottimale senza farsi trovare impreparati.

Benedetti&Co, grazie alla sua esperienza nella pianificazione strategica, è in grado di dare supporto al management e all’imprenditore nella definizione e nell’implementazione della strategia più adeguata secondo il contesto attuale e con un’attenta valutazione degli scenari futuri.