La certificazione dei sistemi di gestione

“Il management lavora nel sistema; la leadership lavora sul sistema.”

Stephen R. Covey

La vita di un imprenditore è spesso piena di incertezze, di nuove sfide quotidiane e non è sempre facile rimanere al passo con le attività da realizzare. Gli imprenditori spesso si sentono sopraffatti dalla mole di lavoro da svolgere e dalla mancanza di risorse a loro disposizione. Questo può portare a sentimenti di frustrazione, paura e persino esaurimento.

Esistono una serie di strumenti organizzativi che, se utilizzati correttamente, possono aiutare a gestire i carichi di lavoro e consentire all’organizzazione e all’imprenditore di rimanere focalizzati sul raggiungimento dei propri obiettivi.

Tra i molteplici strumenti esistenti vi sono gli standard internazionali per la costruzione di sistemi di gestione, nati proprio con lo scopo di guidare l’imprenditore nell’organizzazione della sua azienda.

Tra gli standard più noti vi sono, ad esempio:

• lo standard di gestione della qualità (ISO 9001) che mira a favorire l’efficientamento del lavoro e la riduzione degli sprechi;
• lo standard di gestione ambientale (ISO 14001) che mira a ridurre gli impatti ambientali e ad una maggiore sostenibilità;
• lo standard di salute e sicurezza (ISO 45001) per contribuire a ridurre gli infortuni sul lavoro.

Essendo standard a disposizione di tutte le aziende, è importante sottolineare come questi non definiscano specifici criteri prestazionali, ma principi generali che l’organizzazione deve seguire. Pertanto, un’organizzazione certificata ISO 14001 non è sinonimo di prodotto “green”, bensì indica l’attenzione particolare che l’organizzazione riserva ai propri impatti ambientali e l’impegno costante a minimizzarli.

Ma cosa è in sistema di gestione?

“Un sistema di gestione è un  insieme di regole e procedure definite da una norma che un’organizzazione o azienda  può applicare allo scopo di  raggiungere obiettivi definiti.”

Può applicare: Innanzitutto la richiesta di certificazione di un sistema di gestione secondo uno standard è volontaria. Un’azienda può avere un sistema di gestione interno efficiente senza essere certificato.

Obiettivi definiti: Gli obiettivi stabiliti, devono prevedere un sistema di controllo in grado di poter verificare periodicamente la misura in cui essi sono stati raggiunti; di qui la necessità di fissare delle grandezze misurabili, per consentire di tenere sotto controllo l’andamento dell’attività aziendale.

Insieme di regole e procedure: i processi, gli indicatori, i riesami, gli obiettivi, la loro misura, ecc. Tutto ciò che ha un impatto sul funzionamento dell’azienda deve essere sostenuto da evidenze documentali, corenti tra loro.

Quali sono i principi guida delle norme?

Quasi tutte le norme partono promuovendo l’approccio per processi, con l’idea di definirli e farne emergere le interazioni. Una volta definiti i processi, la norma prevede due principi per la gestione degli stessi:

• Il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) permette all’organizzazione di assicurare che i propri processi siano adeguatamente dotati di risorse e gestiti, che siano individuate le opportunità di miglioramento e che si agisca di conseguenza, mettendo in atto un ciclo di miglioramento continuo.
• Il risk based thinking permette all’organizzazione di determinare i fattori che potrebbero fare deviare i suoi processi e il suo sistema di gestione per dai risultati pianificati, di mettere in atto controlli preventivi per minimizzare gli effetti negativi e massimizzare le opportunità.

Ma da chi vengono certificati i sistemi di gestione?

Le norme sono elaborate ed emanate dagli enti di normazione che hanno valenza nazionale (per l’Italia l’UNI), europea (CEN) ed internazionale (ISO).

• L’EA – European co-operation for Accreditation è l’ente europeo che promuove l’armonizzazione delle regole e delle procedure per gli enti di accreditamentro.
• Gli enti di accreditamento autorizzano gli enti di certificazione. In Italia il soggetto giuridico autorizzato all’accreditamento degli enti di certificazione è Accredia.
• L’ente di certificazione è quindi un ente accreditato che rilascia la certificazione stessa. In italia esistono oltre 100 enti di certificazione accreditati da Accredia più qualche altra decina accreditati da enti di accreditamento europei.

Ma quali sono i vantaggi della certificazione?

Un sistema di gestione serve, nel suo complesso, a raggiungere degli obiettivi prefissati e a mettere in atto un circolo virtuoso di «miglioramento continuo». A lato di ciò, la certificazione porta ulteriori vantaggi in termini di:

• Visibilità e Opportunità: Oltre che strumento di marketing, un sistema di gestione, specie se certificato, risulta spesso requisito preferenziale per la partecipazione ad appalti pubblici, collaborazione con grandi aziende, accesso a finanziamenti, ecc.
• Standardizzazione e Replicabilità: un sistema di gestione permette di regolamentare i propri processi aziendali, minimizzando eventuali scostamenti dagli output attesi, alleggerendo così l’imprenditore dal coinvolgimento durante l’intero processo grazie all’identificazione di momenti di controllo chiave.
• Sistema Esimente: per alcune tematiche specifiche, quali ad esempio la Sicurezza sul Lavoro, un Sistema di Gestione Certificato può essere considerato sistema esimente per la Responsabilità Amministrativa della persona giuridica

Benedetti&Co, società di consulenza direzionale specializzata da oltre quindici anni in progetti strategici di sviluppo, affianca gli imprenditori nella definizione dei propri progetti di crescita aziendale, supportandoli nella pianificazione e sviluppo dei loro piani strategici, nello sviluppo dell’organizzazione e nell’inserimento di sistemi di gestione, disegnati sulle specifiche caratteristiche ed esigenze dell’azienda.