Il monitoraggio del Budget

“Fate in modo che diventi un’abitudine discutere i problemi basandosi sui dati e rispettando i fatti che essi dimostrano”

Ishikawa Kaoru

Il monitoraggio del budget aziendale è un processo fondamentale del controllo di gestione, tramite il quale l’azienda controlla e valuta l’utilizzo delle risorse rispetto ai piani e alle previsioni stabilite. Questo processo si basa su un confronto regolare tra i budget preventivamente stabiliti e i risultati effettivi ottenuti nel corso del periodo di tempo di riferimento del  budget.

Una volta che l’azienda ha definito il proprio budget, ovvero un piano dettagliato che includa ricavi, spese e investimenti previsti per un periodo determinato di tempo (solitamente su base annuale e mensilizzato), l’attività di monitoraggio si struttura nelle seguenti azioni:

1. Confronto budget e risultati consuntivi: periodicamente, su base mensile o trimestrale, vengono confrontati i dati consuntivi con quelli previsti nel budget. Questo confronto aiuta a identificare eventuali scostamenti tra le aspettative e la realtà;
2. Analisi delle variazioni: se si verificano scostamenti significativi tra il budget e i risultati consuntivi, devono essere effettuate analisi approfondite per comprendere le cause di tali variazioni. Questo può includere l’esame delle prestazioni di specifici reparti o progetti, la valutazione dei cambiamenti nelle condizioni di mercato o la revisione delle politiche aziendali;
3. Adottozione azioni correttetive: sulla base dell’analisi delle variazioni, vengono identificate le azioni correttive necessarie per allineare le prestazioni effettive con gli obiettivi di budget. Queste azioni possono includere riduzioni delle spese, cambiamenti nei processi operativi o riallocazione delle risorse.

A cosa serve il monitoraggio del budget?

Il monitoraggio del budget nel controllo di gestione è un processo fondamentale che aiuta le aziende a gestire in modo efficace le loro risorse, a valutare le prestazioni e a prendere decisioni consapevoli per raggiungere gli obiettivi aziendali. Nello specifico, infatti, il monitoraggio del budget serve a:

• Controllare i costi: consente di tenere sotto stretto controllo i costi garantendo che non si superino le previsioni formulate nel budget;
• Valutare le prestazioni: il confronto tra i budget pianificati e i risultati consuntivi fornisce un quadro delle prestazioni dell’organizzazione. Questo aiuta a identificare punti di forza e di debolezza, nonché a individuare opportunità di miglioramento;
• Pianificare: il monitoraggio del budget fornisce dati utili per aggiornare e migliorare le previsioni future. Questo è fondamentale per la pianificazione strategica e operativa dell’azienda;
• Identificare gli scostamenti: permette di individuare tempestivamente le deviazioni tra i risultati attuali e le aspettative, consentendo all’azienda di prendere provvedimenti correttivi immediati;
• Allineare l’organizzazione: aiuta a mantenere gli sforzi e le risorse dell’organizzazione allineati agli obiettivi strategici e operativi attraverso la gestione attenta delle risorse;
• Responsabilizzare: il monitoraggio del budget attribuisce responsabilità ai gestori e ai dipartimenti per il raggiungimento dei risultati previsti nel budget. Ciò favorisce una maggiore trasparenza e responsabilità all’interno dell’organizzazione;
• Gestire i rischi: identifica i rischi finanziari e operativi che potrebbero influenzare il raggiungimento degli obiettivi finanziari dell’azienda, consentendo alla direzione di adottare misure preventive o di mitigazione del rischio.

Chi è coinvolto nel monitoraggio del budget?

Il monitoraggio del budget nel controllo di gestione è utile a diverse parti coinvolte nella vita dell’azienda. Tra queste si possono citare:

• • Direzione aziendale: gli imprenditori e i manager utilizzano il monitoraggio del budget per valutare le prestazioni complessive dell’organizzazione, prendere decisioni strategiche e correggere eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi finanziari;
  • Responsabili di area: i responsabili di ciascuna area monitorano i budget assegnati ai loro settori specifici, valutano le prestazioni del loro team e identificano opportunità per ottimizzare l’allocazione delle risorse;
  • CFO e amministrazione: l’area finanziaria realizza il monitoraggio del budget, genera report finanziari accurati e fornisce supporto ai processi decisionali.

In sintesi, il monitoraggio del budget è un processo dinamico e continuativo che consente alle aziende di tenere sotto controllo l’impiego delle proprie risorse, individuare tempestivamente le deviazioni rispetto agli obiettivi e adottare le eventuali azioni correttive. Tale processo è utile a diverse parti interessate all’interno dell’azienda, poiché fornisce informazioni critiche per la gestione finanziaria, la pianificazione strategica e la presa di decisioni.

Benedetti&Co, supporta imprenditori e manager nella progettazione e nell’implementazione di modelli e sistemi per il controllo di gestione disegnati sulle specifiche caratteristiche ed esigenze delle aziende utili alla quantificazione delle grandezze in gioco e alla valutazione dei diversi scenari oltre che alla guida, all’indirizzo e al monitoraggio dell’intera organizzazione aziendale.